5 Handige tips voor boekhouden met Excel

Excel heeft bij veel mensen niet zo’n heel goede naam. Dat komt echter voornamelijk door de associatie die mensen maken met saai kantoor- en boekhoudwerk want het programma zelf is oerdegelijk en biedt eindeloze mogelijkheden. Toegegeven, er zijn leukere tijdsbestedingen dan boekhouden maar Excel maakt het mogelijk om hier veel tijd op te besparen, zeker als je bijvoorbeeld de onderstaande handige tips leert gebruiken.

  1. Vlookup goed gebruiken

Als accountant gebruik je de functie misschien dagelijks maar toch zijn er veel mensen die niet goed weten hoe ze correct te gebruiken. Het is dan ook niet zo eenvoudig uit te leggen maar eens je het in de praktijk aan het werk ziet begrijp je het meteen. Met Vlookup kan je Data A bekijken, Data A opzoeken samen met Data B in een ander werkblad en vervolgens Data B overzetten naar het originele werkblad. Oefen er maar eens mee en je zal zien dat je al snel niet meer zonder kan.

  1. Voorwaardelijk Formatteren

We zijn niet allemaal wiskunde-knobbels of programmeurs en veel mensen raken dan ook in de war als ze lange formules moeten gebruiken. Daarom zit er in Excel ook een makkelijke manier om data te dupliceren tussen twee kolommen. Je markeert eerst de kolommen en selecteert vervolgens Excel’s Voorwaardelijk Formatteren-knop. Vervolgens klik je op ‘Markeer de Cel-regels’ en kan je kiezen welke optie je nodig hebt.

  1. Pivotteren van tabellen

Wellicht de meest nuttige en tegelijk meest misbegrepen functie van Excel is het pivotteren van tabellen. Je kan er bijvoorbeeld een willekeurige set data mee selecteren (let op dat er geen lege kolommen tussen staan want dan werkt het niet) en deze converteren in een bewerkbare tabel. In de zijbalk van Excel kan je vervolgens nieuwe tabellen maken en berekeningen uitvoeren.

  1. Leer Macro’s gebruiken

Het zou ons te ver leiden om je in dit korte artikel te proberen te leren hoe macro’s te gebruiken. Maar we kunnen je alleen aanmoedigen jezelf hier toch een in te verdiepen. Het zal je werk vele malen sneller doen gaan en je boekhouding maken wordt een fluitje van een cent als je niet steeds dezelfde repetitieve handelingen in Excel moet uitvoeren maar dit aan een macro kan overlaten.

  1. Spring onmiddellijk naar een Cel

Werk je vaak in erg grote tabellen en ben je het beu om telkens te moeten scrollen op zoek naar de juiste rij en cel? Dit kan veel sneller als je gewoon ‘springt’ naar de juiste cel en dat is helemaal niet moeilijk: klik op het celnummer dat je ziet links van de formule-balk, typ daar de naam van de rij en het nummer van de kolom in en je komt onmiddellijk daar waar je moet zijn in je werkblad.

Je ziet het, Excel bevat zoveel handigheidjes die veel mensen niet kennen, dit zijn er maar enkele maar als je je er echt eens in wil verdiepen dan is de Help-functie in Excel een goed begin. Het zal je enorm veel tijd besparen, tijd die je aan leukere dingen dan boekhouden kan besteden!

 

Stefan5 Handige tips voor boekhouden met Excel