Boekhouding apps voor (kleine) bedrijven

Eén van de meest voorkomende oorzaken van een faillissement is het onvoldoende en het niet accuraat bijhouden van je boekhouding. Maar, laten we eerlijk zijn, het verzenden van facturen, het bijhouden van de kosten, het opmaken van de maandelijkse loonlijst en het indienen belastingen kunnen ongelooflijk veel werk zijn, vooral als je ook nog eens veel tijd en energie moet stoppen in de groei van je bedrijf.

Het maakt niet uit hoe belangrijk deze taken, ze zijn vervelend en kunnen meer van je tijd en middelen in beslag nemen dan je zou willen. Met de volgende boekhouding apps kun je de boekhouding en al je andere financiële taken op een eenvoudige manier bij elkaar houden en veel overzichtelijker maken, zodat je met minimum tijdsverbruik ervoor kunt zorgen dat je bedrijf slaagt.

Sommige apps hebben ook de mogelijkheid een factuur te versturen vanuit de app zelf en het direct uploaden van de btw-bonnen van zakelijke aankopen naar de app simpelweg door een foto te maken van de bon met je mobiel of tablet. Zo kun je op weg naar huis bent, op kantoor of in de trein je boekhouding bijwerken. Met de juiste app heb je de complete administratie in je broekzak. Je kunt je omzetcijfers, openstaande facturen en resultatenrekening op een makkelijke manier bijhouden.

App voor boekhouden

Thinq: Dit is een Nederlandse onderneming die zich richt op het aanbieden van online administratieve diensten aan onder andere ZZP’ers. Op innovatieve wijze proberen ze bij Thinq om firma’s zo weinig mogelijk tijd te laten spenderen aan hun boekhouding. Hun slagzin luidt dan ook: ‘Slimme ondernemers boekhouden niet’.

MoneyBird: Dit is een software bedrijf gevestigd in Enschede. En ook deze app heeft een mooie slogan ‘Plezier in je financiële zaken’. Deze app is verkrijgbaar in het Nederlands en in het Duits. Geschikt voor freelancers, ZZp’ers en MKB’ers, en tegen zeer redelijke tariefen. Van een gratis pakket tot een onbeperkt pakket van 25 euro per maand.

Factuursturen.nl: ‘Al jouw financiële zaken goed geregeld’ is de slogan hier. Ten eerste krijg je in dit programma een automatische backup van al je gegevens. Via het Internet en in een online app kun je overal en altijd je boekhouding bijhouden en raadplegen. De gratis versie is beperkt tot drie facturen per maand, en heeft heel wat mooie features zoals ingekomen en periodieke facturen beheren en het opmaken, het beheren en accorderen van offertes etc. Verder bestaat er de mogelijkheid om per facture 50 eurocent per document te betalen in een onbeperkt pakket.

StefanBoekhouding apps voor (kleine) bedrijven

Boekhouding: van XS tot XXL

Het beheren van de boekhouding van je onderneming is een aspect dat vaak als tijdrovend en duur wordt ervaren. Bij een besloten vennootschap zijn de gestelde wettelijke voorwaarden inderdaad niet te onderschatten. Voor kleinere firma’s en zzp’ers zijn de regels heel wat eenvoudiger. In deze laatste groep kan er dan ook flink wat geld worden bespaard door een slim(mer) beheer van de boekhouding.

Zelf doen of uitbesteden

Het voeren van een correcte boekhouding is meestal niet eenvoudig. Heel wat ondernemers zijn bijzonder goed in hun vakgebied, maar lopen vast op het financieel management van hun firma. Het bijhouden van de administratie, het tijdig inleveren van btw-aangiftes, het opstellen van jaarstukken, … Het is voor heel wat briljante zelfstandigen geen sinecure om dit er nog even bij te doen. Je kan immers ontzettend goed zijn in je vakgebied, maar dat maakt je nog geen financieel expert. In een aantal gevallen kan het dus raadzaam zijn om je boekhouding, of een deel ervan, uit te besteden. Maar dat geldt zeker niet altijd.

Kosten besparen

Het bijhouden van de boekhouding is een tijdrovende activiteit die ten koste gaat van de beschikbare tijd die je hebt om je bezig te houden met je core business. Een uur dat je niet kan factureren, is een uur verloren omzet. Je kan je dus best de vraag stellen, of de kosten voor het uitbesteden van je financieel management, verantwoord zijn ten opzichte van de tijd die je er mee wint. Afhankelijk van de sector waarin je actief bent, kan het inschakelen van een boekhouder al snel veel meer euro’s kosten dan je zelf op uurbasis kan factureren. Een eenvoudige rekensom, toch? Maar wat moet je dan?

Tussenweg

Tussen het uitbesteden van het volledige financiële beheer van je onderneming en het helemaal alleen zien te redden, zit gelukkig nog een ruime marge. Voor een aantal zaken kan je het beste terecht bij je boekhouder. Denk hierbij aan bijvoorbeeld het opstellen en indienen van een jaarrekening. Maar als het gaat om de eenvoudige administratie van je bancaire en financiële verrichtingen, kom je al een heel eind met bijvoorbeeld je bankafschriften. Hierop staat immers heel wat informatie die je nodig hebt om je administratie te vullen. Waarom het wiel opnieuw uitvinden, als je een groot deel van het werk al voor je kan laten doen? En dat enkel tegen de kostprijs van het afleveren of printen van een bankafschrift. Een simpele tip die je al snel heel wat tijd en geld kan laten beparen!

boekhouding zelf doen of uitbesteden?

StefanBoekhouding: van XS tot XXL

Zelf boekhouden: een makkie!

Het lijdt geen twijfel dat voor ondernemers een degelijke, overzichtelijke boekhouding van cruciaal belang is. Niemand loopt immers graag het risico om door een slordige financiële administratie het overzicht over zijn financiën kwijt te geraken en zo bijvoorbeeld voordelen te ontlopen of meer geld uit te geven dan nodig.

Veel zelfstandigen besteden omwille van die redenen hun boekhouding dan ook uit aan een professionele boekhouder of aan een boekhoudbureau. Maar waarom kies je er eigenlijk niet voor om zélf je boekhouding te verzorgen en zo een beter inzicht te verwerven in de dynamiek van je eigen inkomsten en uitgaven?

Velen zullen op deze vraag antwoorden dat zelf boekhouden al te veel tijd kost en erg ingewikkeld is. Dat hoeft echter niet per se waar te zijn. Met enkele goede tips en technische hulpmiddelen wordt zelf boekhouden de eenvoud zelf!

Je hebt heus geen boekhoudersdiploma nodig

Tegenwoordig bestaan er talrijke computerprogramma’s, automatische en semi-automatische boekhoudpakketten die je helpen om thuis in alle rust zelf je financiën te managen. De meeste van die hedendaagse programma’s zijn erg gebruiksvriendelijk, doodeenvoudig en efficiënt! Informeer je goed en vergelijk verschillende alternatieven om te weten te komen welk pakket het best aan jouw behoeften voldoet.

Computerprogramma voor Accountants

Je hoeft zelf geen IT professional of gediplomeerd boekhouder te zijn om met een dergelijk programma aan de slag te gaan. Het gebruik wijst meestal zichzelf gewoon uit en is erg simpel. Ook heb je geen ultramoderne hardware nodig of de ervaring van een super geek om dit soort software te kunnen installeren en van start te gaan.

De voordelen zijn legio

De voordelen van zelf je boekhouding te doen zijn zowel van financiële als van organisatorische aard:

– Eerst en vooral bespaar je jezelf de kosten van een boekhouder;

– Bovendien krijg je een beter begrip van en inzicht in financieel management waardoor je beter vooruit kan blikken en je je toekomstige uitgaven beter zal kunnen inplannen. Je kan je boekhouding zo nodig elke dag updaten waardoor je financiële overzicht alleen maar accurater wordt en je niet voor al te onaangename verrassingen komt te staan;

– Hoe meer tussenpersonen, hoe meer kans op fouten;

– Het gaat over jóuw geld, waarom zou je je financiële administratie aan iemand anders overlaten als je het ook gewoon zelf kan doen?

– En tot slot… geeft het geen goed gevoel om iets zelf tot een goed einde te brengen? Is dat dan niet waarom je in de eerste plaats besloot om zelfstandige te worden?

 

 

StefanZelf boekhouden: een makkie!

5 Handige tips voor boekhouden met Excel

Excel heeft bij veel mensen niet zo’n heel goede naam. Dat komt echter voornamelijk door de associatie die mensen maken met saai kantoor- en boekhoudwerk want het programma zelf is oerdegelijk en biedt eindeloze mogelijkheden. Toegegeven, er zijn leukere tijdsbestedingen dan boekhouden maar Excel maakt het mogelijk om hier veel tijd op te besparen, zeker als je bijvoorbeeld de onderstaande handige tips leert gebruiken.

  1. Vlookup goed gebruiken

Als accountant gebruik je de functie misschien dagelijks maar toch zijn er veel mensen die niet goed weten hoe ze correct te gebruiken. Het is dan ook niet zo eenvoudig uit te leggen maar eens je het in de praktijk aan het werk ziet begrijp je het meteen. Met Vlookup kan je Data A bekijken, Data A opzoeken samen met Data B in een ander werkblad en vervolgens Data B overzetten naar het originele werkblad. Oefen er maar eens mee en je zal zien dat je al snel niet meer zonder kan.

  1. Voorwaardelijk Formatteren

We zijn niet allemaal wiskunde-knobbels of programmeurs en veel mensen raken dan ook in de war als ze lange formules moeten gebruiken. Daarom zit er in Excel ook een makkelijke manier om data te dupliceren tussen twee kolommen. Je markeert eerst de kolommen en selecteert vervolgens Excel’s Voorwaardelijk Formatteren-knop. Vervolgens klik je op ‘Markeer de Cel-regels’ en kan je kiezen welke optie je nodig hebt.

  1. Pivotteren van tabellen

Wellicht de meest nuttige en tegelijk meest misbegrepen functie van Excel is het pivotteren van tabellen. Je kan er bijvoorbeeld een willekeurige set data mee selecteren (let op dat er geen lege kolommen tussen staan want dan werkt het niet) en deze converteren in een bewerkbare tabel. In de zijbalk van Excel kan je vervolgens nieuwe tabellen maken en berekeningen uitvoeren.

  1. Leer Macro’s gebruiken

Het zou ons te ver leiden om je in dit korte artikel te proberen te leren hoe macro’s te gebruiken. Maar we kunnen je alleen aanmoedigen jezelf hier toch een in te verdiepen. Het zal je werk vele malen sneller doen gaan en je boekhouding maken wordt een fluitje van een cent als je niet steeds dezelfde repetitieve handelingen in Excel moet uitvoeren maar dit aan een macro kan overlaten.

  1. Spring onmiddellijk naar een Cel

Werk je vaak in erg grote tabellen en ben je het beu om telkens te moeten scrollen op zoek naar de juiste rij en cel? Dit kan veel sneller als je gewoon ‘springt’ naar de juiste cel en dat is helemaal niet moeilijk: klik op het celnummer dat je ziet links van de formule-balk, typ daar de naam van de rij en het nummer van de kolom in en je komt onmiddellijk daar waar je moet zijn in je werkblad.

Je ziet het, Excel bevat zoveel handigheidjes die veel mensen niet kennen, dit zijn er maar enkele maar als je je er echt eens in wil verdiepen dan is de Help-functie in Excel een goed begin. Het zal je enorm veel tijd besparen, tijd die je aan leukere dingen dan boekhouden kan besteden!

 

Stefan5 Handige tips voor boekhouden met Excel

4 Risico’s bij boekhouden voor ZZP

Kleine bedrijfjes en zelfstandige zaken zonder personeel doen het vaak zonder professionele boekhouder. En dat hoeft op zich geen probleem te zijn. Als je van de juiste boekhoudsoftware gebruik maakt en een basiskennis hebt van boekhoudregels dan hoef je geen dure accountant in te huren en kan je als bedrijfsleider dit best zelf doen. Maar toch zien we vaak dezelfde soorten fouten opduiken bij mensen die zelf hun boekhouding doen. We zetten de 4 meest voorkomende hieronder op een rijtje.

  1. Betalingen van facturen niet goed registreren

Hoewel veel kleine bedrijven en ZZP wel zullen zorgen dat al hun uitstaande facturen zo snel mogelijk betaald worden zijn er veel éénmanszaken waar soms de tijd ontbreekt om de betalingen goed te registreren. Zo verlies je op het einde van het boekhoudjaar niet alleen heel veel tijd om dit op orde te maken, je loopt ook het risico teveel belastingen te betalen en met ‘valse’ uitstaande schulden in de boekhouding te blijven zitten.

  1. Bonnetjes niet goed bijhouden

Als bedrijfsleider kan je natuurlijk heel wat uitgaven inbrengen in je boekhouding. Maar dan moet er wel een papieren bewijs voor deze uitgaven zijn. Maak er daarom een gewoonte van om elk bonnetje en elke factuur bij te houden. Later kan je nog altijd kijken of deze uitgave wel of niet in je boekhouding mag opgenomen worden. Het is een groter probleem als je op het einde van het jaar ontdekt dat je duizenden euro’s aan kleine uitgaves niet meer kan verantwoorden dan dat je een doos vol bonnetjes op je kantoor hebt staan waarvan je misschien de helft niet kan ingeven.

  1. Cash uitgaves niet verantwoorden

Tal van kleine uitgaven zal je ongetwijfeld cash betalen en niet met een bankkaart of giro. Maar denk je er ook aan om voor deze cash uitgaven een kwitantie of, daar gaan we weer, bonnetje te vragen? Hou élke uitgave goed bij, ook deze die je met contant geld betaalt. Zo betaal je geen cent belastingen te veel!

Goed je uitgaven bijhouden

  1. Geen professionele hulp zoeken waar nodig

Er kunnen altijd situaties ontstaan in je boekhouding waar je zelf echt geen raad mee weet en waarvoor je eigenlijk professioneel advies zou moeten inwinnen. Wacht hier niet te lang mee want de schade wordt soms exponentieel groter naarmate je dit langer uitstelt. Je hoeft echt geen full time boekhouder in te huren als je dat niet kan betalen, advies kan ook op individuele basis en per dossier ingehuurd worden indien nodig.

 

Stefan4 Risico’s bij boekhouden voor ZZP